Eindejaarsgeschenken voor uw werknemers: aan deze voorwaarden moet u voldoen

Nu de eindejaarsfeesten voor de deur staan, willen veel ondernemingen hun werknemers ongetwijfeld hun sympathie betuigen door hen geschenken in natura, in speciën of in de vorm van betaalbons toe te kennen. Deze geschenken kunnen, onder bepaalde voorwaarden, worden vrijgesteld van belastingen en sociale bijdragen, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Joséphine Mairate, Legal Expert bij Partena Professional, legt dit gebruik uit.

Welke voorwaarden moeten worden nageleefd?
Om in 2018 in aanmerking te komen voor sociale en fiscale vrijstelling moeten geschenken onder de volgende voorwaarden worden toegekend:

Aanleiding voor de toekenning
Eindejaarsfeesten (Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar)

Voorwaarden voor de toekenning

–      Het jaarlijkse bedrag is niet hoger dan 40 euro per werknemer (stijging van 35 euro naar 40 euro op sociaal vlak sinds 2017 en op fiscaal vlak sinds 2018). Per kind ten laste van de werknemer kan een bijkomend bedrag van maximaal 40 euro per jaar worden toegekend indien hij de volledige of gedeeltelijke zorg voor het kind draagt. Deze verhoging op fiscaal vlak geldt enkel wanneer het gaat om een geschenk dat wordt toegekend naar aanleiding van Sinterklaas.

–      Alle personeelsleden moeten hetzelfde voordeel genieten
–      Bovendien gelden volgende regels voor de geschenkcheques:

  • Ze mogen enkel worden ingeruild bij de ondernemingen die vooraf een akkoord hebben gesloten met de emittenten van die betaalbons
  • Ze moeten een beperkte geldigheidsduur hebben vanaf de datum waarop ze aan de werknemer overhandigd worden
  • Ze mogen aan de begunstigde noch volledig, noch gedeeltelijk in speciën worden uitbetaald.

Welk voordeel voor de werkgever?
De geschenken die aan bovenstaande voorwaarden voldoen zijn door de werkgever fiscaal aftrekbaar als beroepskosten. Het bedrag dat in 2018 aftrekbaar is, bedraagt maximaal 40 euro per jaar en per werknemer. Dit nieuwe bedrag is van toepassing vanaf 1 januari 2018.

De geschenken die niet aan de bovenstaande voorwaarden beantwoorden, kunnen fiscaal niet door de werkgever worden afgetrokken als beroepslasten.

Wat gebeurt er wanneer het geldende bedrag overschreden wordt?
Indien de waarde van de geschenken de bovenstaande bedragen overschrijdt, worden socialezekerheidsbijdragen berekend op hun totale waarde. Als deze geschenken bovendien niet kunnen worden beschouwd als voordelen van geringe waarde (zie boven), dan vormen ze een loon dat belastbaar is in hoofde van de werknemer.

Bronnen: Circulaire 2018/C/125 over geschenken in natura, in speciën of in de vorm van betaalbons; Koninklijk besluit van 3 juli 2018 tot wijziging van artikel 19, § 2 14°, van het koninklijk besluit van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, B.S. 6 juli 2018.